"Ihr Informationsportal zur qualifizierten Mitarbeiterbewertung"

Das Einstufungsverfahren als klassische Methode der Mitarbeiterbeurteilung

Mitarbeiterbewertung.info

Neben der vor allem in amerikanischen Unternehmen eingesetzten zielorientierten Beurteilung ist das Einstufungsverfahren die am weitesten verbreitete Methode der Mitarbeiterbewertung. Und das aus guten Gründen, da es beispielsweise eine recht hohe Vergleichbarkeit der Mitarbeiterleistungen garantiert. Wie das Einstufungsverfahren funktioniert, welche Vor- und Nachteile es bietet und wie Sie es erfolgreich einsetzen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Vor- und Nachteile des Einstufungsverfahrens

Ähnlich wie in schulischen Zusammenhängen werden dem jeweiligen Beurteiler beim Einstufungsverfahren bestimmte Beurteilungskriterien vorgegeben sowie eine zugehörige Skalierung, mit deren Hilfe er die jeweiligen Kriterien einordnet und bemisst. Der Hauptvorteile des Verfahrens liegen darin, dass es sich leicht standardisieren lässt und sich die Beurteilungsergebnisse gut vergleichen lassen. Die Subjektivität des Beurteilenden wird durch die Vorgabe möglichst objektiver Kriterien zurückgedrängt, zudem wird der Beurteilenden bereits bei der Auswahl der Kriterien dazu veranlasst, sich intensiv mit diesen zu beschäftigen.
Eine gewisse Schwierigkeit besteht dagegen darin, die passenden Beurteilungskriterien für den jeweiligen Mitarbeiter bzw. Arbeitsplatz zu finden. Zudem sollte das Einstufungsverfahren bei den bewerteten Mitarbeitern soweit wie möglich auf Akzeptanz stoßen. Es muss als wichtig und als objektiv empfunden werden, damit nicht etwa das Arbeitsklima unnötigen Schaden nimmt. Dazu am Schluss noch ein paar kurze Überlegungen.

Welche Beurteilungskriterien sind die richtigen?

Um objektive und wirklich fundierte Aussagen zu treffen, müsste im Prinzip eine genaue Analyse der Arbeitsanforderungen erfolgen. Da das aufgrund des Zeitaufwands oft nur schwer zu leisten ist, greifen die meisten Unternehmen bei ihren Einstufungsverfahren auf generelle Kriterienkataloge zurück, die sich auf die jeweiligen Anforderungen anpassen passen. Auch damit lassen sich sehr gute Ergebnisse erzielen. Mögliche Kriterien beim Einstufungsverfahren reichen von der Arbeitsqualität über Belastbarkeit, Fachwissen, Kommunikationsfähigkeit oder Motivation bis hin zu Teamfähigkeit, Zusammenarbeit oder Zuverlässigkeit. Bei Führungskräften kommen zusätzliche Kriterien wie Delegationsbereitschaft, Entscheidungsfreude, Führungsverhalten oder Planung und Organisation hinzu.

Einteilung nach Gruppen

Eine gute erste Orientierung für die Kriterienauswahl gibt die ursprüngliche Stellenbeschreibung, in welcher in der Regel die jeweiligen Anforderungen und die genaue Zielsetzung bereits formuliert sind. Insgesamt sollte der Kriterienkatalog so weit wie möglich auf den Arbeitsplatz und den bewerteten Mitarbeiter zugeschnitten sein. Er darf aber auch nicht zu individuell und nicht zu ausufernd konzipiert sein, damit eine grundlegende Vergleichbarkeit gewährleistet bleibt. Empfehlenswert, weil sehr praktikabel, wiederholt einsetzbar und gut vergleichbar, sind gruppenspezifische Beurteilungskataloge, das heißt: Beurteilungskataloge, die auf bestimmte Mitabeitergruppen (Führungskräfte, Mitarbeiter im Vertrieb, Mitarbeiter in der Produktion, etc.) zugeschnitten sind. Was die Anzahl der Kriterien betrifft, so haben sich Kataloge mit 10-20 Kriterien als am Aussagekräftigsten herausgestellt. Bei weniger als zehn ist das Ergebnis oft zu undifferenziert, bei mehr als zehn fühlen sich die Beurteilenden schnell überfordert.

Wichtige Fragen bei der Kriterienauswahl

Um zu einer möglichst objektiven Beurteilung zu kommen, sollten Sie sich bei der Auswahl der Kriterien folgende Fragen stellen:

  • Stimmen die ausgewählten Kriterien wirklich mit den Anforderungen des Arbeitsplatzes überein?
  • Beziehen sich die Kriterien auf wirklich objektiv beobachtbare Verhaltensweisen, oder sind Sie eher persönlichkeitsorientiert? (Persönlichkeitsorientierte Kriterien sollten soweit wie möglich vermieden werden, da sie leichter zu Fehlurteilen führen.)
  • Werden mit den gewählten Kriterien die wirklich relevanten Merkmale der jeweiligen Tätigkeit erfasst und sind die Kriterien eindeutig genug formuliert?
  • Ist die Zahl der Kriterien für eine differenzierte Aussage ausreichend, und im Gegenzug auch nicht zu hoch, so dass die Übersichtlichkeit noch gewährleistet ist?

1,2 oder 3? Die Wahl der richtigen Skalierung

Was die Leistungsbewertung bzw. die unterschiedlichen Leistungsgrade betrifft, so besteht die Möglichkeit, die jeweilige Ausprägung wörtlich zu beschreiben. Da das eine hohe sprachliche Ausdrucks- und Differenzierungsfähigkeit erfordert und sich die Ergebnisse zudem schwer vergleichen lassen, erweist sich eine Skalierung bzw. Festlegung bestimmter Bewertungsstufen oft als praktikabler. Die jeweilige Skala kann dabei wie im Schulsystem numerisch aufgebaut sein (1,2,3, usw.), alphabetisch (A, B, C, usw.) oder grafisch.
Hier ein Beispiel für eine numerische Beurteilung:

Note 5

 

Note 4

 

Note 3

 

Note 2

Note 1

 

 Gesamtnote 
Fachkönnen, Fachkenntnis Unzureichendes Können, auch bei Unterstützung von außen Entspricht nicht voll den Anforderungen, benötigt zusätzliche Hilfe und Unterstützung Ausreichende Leistung, normaler Durchschnitt Gutes Können, arbeitet selbstständig und sicher Großes Können, mehr als die Position erfordert. Zeigt sicheres Urteil auch in schwierigen Fragen.
Weitere Alternativen sind Nominalskalen („sehr gut“, „gut“, „ausreichend“, usw.) oder eine Skalenwertbeschreibung. Bei der Skalenwertbeschreibung besteht wiederum die Wahl zwischen der Kombination der verbalen Umschreibung der Beurteilungskriterien mit einer zugehörigen numerischen oder alphabetischen Skala; und einer komplett verbalen Umschreibung aller Beurteilungskriterien. Die Abstufungen könnten etwa beim Beispiel “Arbeitsqualität” (ähnlich der obigen Tabelle) folgendermaßen aussehen:
  1. Die Arbeitsqualität ist stes herrvorragend
  2. Überdurchschnittliche Arbeitsqualität
  3. Gute Arbeitsqualität
  4. Teilweise Probleme bei der Arbeitsqualität
  5. Die Arbeitsqualität zeigt deutliche Mängel.

Aufgrund des hohen Anspruchs und des hohen Zeitaufwandes lässt sich ein komplett verbales Beurteilungsverfahren aber nur selten realisieren.

Die Anzahl der Stufen: wieviele sind wirklich sinnvoll?

Was die Anzahl der verwendeten Stufen betrifft, so existieren auch hier verschiedene Varianten: von der 3er- über die 5er- und 7er-Skala bis hin zur 9er-Skala. Da die 3er-Skala in der Regel zu undiffenziert ist, die Extremwerte bei der 5er-Skala erfahrungsgemäß nur selten genutzt werden und die 9er-Skala im Grunde „überfrachtet“ ist, hat sich die 7er-Skala als Standard etabliert. Tatsächlich bietet sie genügend (und auch nicht zu viele) Diffenzierungsmöglichkeiten für eine objektive Beurteilung.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass die einzelnen Skalenstufen eindeutig genug beschrieben sind. Zudem sollten die jeweiligen positiven und negativen Extremwerte nicht zu übertrieben formuliert sein und vor allem nicht wie „Totschlagsurteile“ klingen. Das kann nämlich dazu führen, dass der Beurteiler vor ihrer Anwendung zurückschreckt; oder dass der Beurteilte sich durch die Beurteilung entweder völlig demotiviert und frustriert fühlt oder andererseits übertrieben positive Erwartungen hegt.

Generelle Anforderungen für den Erfolg des Einstufungsverfahrens

Während manche generell eine Beurteilung oder Einstufung ihrer Arbeitsleistungen als unangenehm empfinden und nicht „benotet“ werden sollen, sehen andere darin eine willkommene „Gradmessung“ ihrer eigenen Leistungen, eine wichtige Orientierung oder im Idealfall auch ein Zeichen der Wertschätzung. Damit das Einstufungsverfahren auf allen Seiten auf die nötige Akzeptanz stößt, ist es wichtig, dass alle Beteiligten rechtzeitig über die geplante Beurteilung informiert werden: sowohl über die Ziele als auch über die Inhalte und den Ablauf des Verfahrens. Um mögliche Widerstände soweit wie möglich auszuschalten, bietet es sich zudem an, bereits im Vorfeld die bei der Einstufung verwendeten Beurteilungsgrundsätze mit den Beurteilern, Beurteilten und dem Betriebsrat gemeinsam zu entwickeln. Achten Sie bei der Ausarbeitung des Einstufungsverfahrens außerdem darauf, dass es für alle Beteiligten verständlich ist und die Kriterien eindeutig genug formuliert sind. Machen Sie auch kritisch eingestellten Mitarbeitern klar, dass eine Beurteilung Vorteile für sie hat, etwa was die gezielte Förderung und berufliche Weiterentwicklung angeht.

Anforderungen an den Beurteiler

Aber nicht nur die Beurteilten, sondern auch die Beurteilenden sollten auf das Einstufungsverfahren richtig eingestimmt und vorbereitet sein. Der Beurteilende sollte im Idealfall in ständigem Kontakt zum Beurteilten stehen, die Anforderungen am jeweiligen Arbeitsplatz kennen und wenn möglich auch das kollegiale bzw. soziale Gefüge des Beurteilten. Er sollte wissen, dass es um die Beurteilung der Arbeitsleistung und des Arbeitsverhaltens geht und nicht um die Persönlichkeit des Beurteilten. Zudem sollte er sich möglicher Fehler bei der Beurteilung bewusst sein.

Erfolgreiche Mitarbeiterbewertung: durch Regelmäßigkeit und Trainings

Erreichen lässt sich dies durch entsprechende Trainings oder Schulungen, die in bestimmten Abständen wiederholt werden und immer den aktuellen Bedingungen angepasst sein sollten. Das gilt genauso für die Mitarbeiterbewertung. Denn nur durch eine regelmäßige Wiederholung der Mitarbeiterbewertung lässt sich ein weitgehend objektives „Leistungsportfolio“ erstellen, lassen sich Entwicklungen, Verbesserungen oder auch mögliche Fehleinschätzungen aufzeigen und wenn nötig korrigieren.