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Das Arbeitszeugnis: Formale und inhaltliche Anforderungen

MitarbeiterbewertungBei Schulzeugnissen gibt es die Noten 1 bis 6 und in bestimmten Jahrgangsstufen eventuell noch ein oder zwei kommentierende Sätze. Für Arbeitszeugnisse dagegen gelten etwas andere Anforderungen. Zwar gibt es auch hier eine Leistungsbeurteilung, diese ist aber meist sprachlich ausformuliert und muss individuell auf den jeweiligen Mitarbeiter und dessen Arbeitsleistungen eingehen.

Dass sich hinter den dabei verwendeten Formulierungen ebenfalls (versteckte) Noten verbergen können, zeigen wir Ihnen in unserem weiterführenden Text „Arbeitszeugnisse richtig deuten“. Im Folgenden machen wir Sie zunächst einmal mit der grundlegenden Funktion und dem Aufbau eines Arbeitszeugnisses vertraut.

Anlässe für die Zeugnisausstellung

Das Arbeitszeugnis dient als Leistungsnachweis und soll das Arbeitsverhältnis realistisch abbilden. Arbeitnehmer, die eine Kündigungserklärung erhalten, haben grundsätzlich immer Anspruch auf ein Zeugnis. Bei triftigen Gründen (Beförderung, Auslandseinsatz, Wechsel des direkten Vorgesetzten, etc.) besteht außerdem die Möglichkeit, sich ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen.

Zu unterscheiden ist dabei allgemein zwischen einem so genannten einfachen Zeugnis, das in der Regel bei weniger qualifizierten Tätigkeiten ausgestellt wird und das grundsätzliche Angaben über Art und Dauer der Beschäftigung enthalten muss („Frau X war von…bis…in der Abteilung…als…tätig“, etc.), und einem qualifizierte Zeugnis. Dieses enthält darüber hinausgehende Angaben über die Leistung und das Sozialverhalten im Betrieb und wird im Folgenden im Zentrum stehen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt bei einfachen Zeugnissen 1-2 Tage, bei qualifizierten Arbeitszeugnissen 2-3 Wochen.

Wie ist ein Arbeitszeugnis aufgebaut?

Was die Inhalte angeht, so muss das Zeugnis über folgende „Bausteine“ verfügen: Einleitungssatz, Aufgabenbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Kündigungsformel, Dankes-Bedauern-Formel und Zukunfts- und Erfolgswünsche. Der Einleitungssatz enthält in der Regel das Eintrittsdatum sowie die einzelnen Arbeitsstationen (mit Datum), die der/die MitarbeiterIn durchlaufen hat. In der nachfolgenden Aufgabenbeschreibung (bzw. Stellenbeschreibung) werden alle wesentlichen Tätigkeiten aufgeführt, die während des Beschäftigungsverhältnisses ausgeführt wurden. Die qualifizierten Tätigkeiten werden zuerst genannt. Was die Darstellung angeht, so besteht hier die Wahl zwischen einem Fließtext und einer punktuellen Aufzählung mit Spiegelstrichen.

Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung gibt Auskunft über die Arbeitsbereitschaft („Wollen“) und die Arbeitsbefähigung („Können“) eines Mitarbeiters. Sie zählt dessen Fertigkeiten auf, beschreibt seine Arbeitsweise, führt konkrete Arbeitserfolge oder bei Führungskräften auch die Führungsleistung auf und mündet schließlich in einer Leistungszusammenfassung. Bei der Verhaltensbeurteilung geht es um das interne Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Mitarbeitern, um das externe und das sonstige Sozialverhalten.

Die Kündigungs- und Dankes-Bedauern-Formel

Die Kündigungsformel enthält Angaben darüber, von welcher Seite aus das Arbeitsverhältnis beendet wurde, das heißt: ob vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer gekündigt wurde oder ob in beiderseitigem Einvernehmen gekündigt wurde. In der Dankes-Bedauern-Formel bedankt sich der Arbeitgeber für die die erbrachten Leistungen und spricht sein Bedauern über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus. Je nachdem, wie die Formel formuliert ist, hat der Arbeitgeber hier die Chance, ein Zeugnis deutlich aufzuwerten – oder auch umgekehrt.

Alles Gute: Die Zukunfts- und Erfolgswünsche

Ein Arbeitszeugnis endet in der Regel damit, dass der Arbeitgeber dem ausscheidenden Mitarbeiter gute Wünsche sowohl für dessen berufliche als auch private Zukunft mit auf den Weg gibt. Zudem sollten die Zukunfts- und Erfolgswünsche in der Regel noch einmal aufzeigen, dass die Mitarbeit im Unternehmen erfolgreich war. Wie auch bei der Dankes-Bedauern-Formel besteht hier die Möglichkeit für den Arbeitgeber, durch entsprechende, „codierte“ Formulierungen das Zeugnis auf- oder abzuwerten. Da sich dahinter das gesamte Spektrum von „sehr gut“ bis „mangelhaft“ verbergen kann, sollte man deswegen hier sehr genau auf die jeweiligen Formulierungen achten (siehe hierzu auch unseren Text über die richtige Interpretation von Arbeitszeugnissen).